Aktenvernichtung – So geht’s richtig

Wohl jedes Unternehmen kennt dieses Problem: Unzählige Akten und Dokumente stapeln sich im Büro. Und viele dieser Unterlagen müssen nach den allgemein gültigen Aufbewahrungsfristen für mindestens sechs oder sogar zehn Jahre archiviert werden. Damit Sie unter dieser Papierflut nicht ersticken, können Sie bei BOXIE24 ganz einfach eine Lagerfläche für Ihre Aktenlagerung mieten.

Was passiert aber, wenn die Fristen abgelaufen sind, und niemand mehr auf die Dokumente zugreifen muss?

• Wer kümmert sich um das Akten vernichten?
• Welche Aktenvernichtung-Datenschutz Bestimmungen gibt es?
• Was muss ein Unternehmen alles beachten bei der Aktenvernichtung?

Wenn Sie sich schon einmal eine oder mehrere dieser Fragen gestellt haben, sollten Sie auf jeden Fall weiterlesen!

Akten vernichten: Gesetzliche Bestimmungen

Wenn man an das Bundesdatenschutzgesetz denkt, erinnern sich die meisten Menschen zuerst an die Bestimmungen zum Umgang mit Daten im Internet. Was allerdings kaum jemand weiß: Das Gesetz greift auch auf alle Offline-Daten und ist ebenso auf gedruckte Dokumente und persönliche Daten anzuwenden.

Datenschutzbestimmungen sind laut dem Gesetz immer einzuhalten, wenn personenbezogene Daten im Spiel sind. Für alle gedruckten Dokumente und Akten gilt dann die DIN 66399.

Laut dieser Norm, können Dokumente in verschiedene Schutzklassen eingeteilt werden:

1. Schutzklasse 1: Normaler Schutzbedarf der betroffenen Akten. Bei einer Veröffentlichung der zu schützenden Daten wären die Auswirkungen nur gering spürbar. Diese Schutzklasse bezieht sich beispielsweise auf allgemeine Korrespondenzen, Notizen oder personalisierte Werbung.

2. Schutzklasse 2: Bei Dokumenten, die mit dieser Schutzklasse ausgezeichnet sind, besteht ein erhöhter Schutzbedarf. Es handelt sich meist um Akten, die nur wenigen zugänglich und vertraulich sind. Solche Dokumente werden in besonderem Maße durch den Datenschutz erfasst. Beispiele sind unter anderem Personal- oder Bewerberdaten.

3. Schutzklasse 3: Akten, die unter diese Kategorie fallen, sind besonders schutzbedürftig. Ein Öffentlich werden solcher Daten hätte zur Folge, dass die Existenz des Unternehmens bedroht ist. Eine Veröffentlichung würde außerdem eine strafrechtliche Verfolgung nach sich ziehen, da das betroffene Unternehmen gegen Berufsgeheimnisse verstoßen hat. Beispiele für Dokumente der Schutzklasse 3 sind Verschlusssachen, Patientendaten oder Mandanteninformationen.

Die Datenschutzbedingungen sind immer abhängig von der jeweiligen Schutzklasse. Allgemein gilt, je höher der Schutzbedarf ist, desto höher muss auch die zur Aktenvernichtung gewählte Sicherheitsstufe sein.

Sicherheitsstufen

Laut DIN 66399 gibt es sieben verschiedene Sicherheitsstufen, die festlegen, wie kleinteilig die Akten vernichtet werden müssen. Dabei reicht die Spanne von einfachen Streifen bis hin zu Partikeln in verschiedenen Größen und Breiten. In Abhängigkeit des jeweiligen Schutzbedarfs der Akten können sieben unterschiedliche Sicherheitsstufen nötig werden.

• Sicherheitsstufe 1 ist nötig bei der Vernichtung von allgemeinem Schriftgut. Die Dokumente können entweder auf Streifen mit einer maximalen Breite von 12mm oder Partikel mit maximal 1.000 mm² Fläche geschreddert werden.

• Sicherheitsstufe 2 gilt für alle internen aber nicht besonders vertrauliche Dokumente. Hier sind Streifen mit einer Maximalbreite von 6 mm oder Partikel mit einer Maximalfläche von 400 mm² erlaubt.

• Sicherheitsstufe 3 wird nötig, sobald es sich um vertrauliche Schriftstücke handelt. Die erlaubte Streifenbreite liegt bei 2 mm und die Partikelfläche bei 240 mm². Eine Ausnahme gibt es allerdings bei Kunststoffen: Kreditkarten oder Mikrofilme dürfen höchstens eine maximale Partikelfläche von 1mm² aufweisen.

• Handelt es sich um geheim zuhaltende Unterlagen müssen Unternehmen die Sicherheitsstufe 4 anwenden. Ab dieser Stufe ist die Streifenschredderung keine Option mehr, und Partikel dürfen höchstens 30mm² (2mm x 15mm) groß sein. Kunststoffe müssen kleiner als 0,5 mm² sein.

• Sicherheitsstufe 5 findet Anwendung bei maximalen Sicherheitsanforderungen. Partikel mit der Maximalfläche von 12 mm² bei Papier beziehungsweise mit einer Fläche von 0,2 mm² bei Kunststoffen sind erlaubt.

• Sicherheitsstufe 6 gilt für geheimdienstliche Dokumente und gibt besondere Maßnahmen zur Aktenvernichtung vor: Akten müssen im Cross Cut vernichtet werden und dürfen eine Maximalbreite von 1 mm beziehungsweise eine Maximalbreite von 5 mm besitzen. Dies entspricht einer Partikelfläche von 5 mm².

• Sicherheitsstufe 7 wird für strengst geheime Dokumente eingesetzt. Die Partikelgröße darf hier 5 mm2bei Papier und 0.2 mm2 bei Kunststoff. nicht überschreiten. Während bei den Sicherheitsstufen 1-6 immer ein geringer Anteil an Partikeln von der Norm abweichen können, ist bei der Sicherheitsstufe 7 keinerlei Toleranz erlaubt.

Welche Sicherheitsstufe für die Dokumente Ihres Unternehmens benötigt werden, hängt von deren Ursprung und Verwendung ab. Allgemein lässt sich jedoch sagen, dass personenbezogene Akten mindestens der Sicherheitsstufe 3 unterliegen, wenn es sich um Personaldaten oder Bewerbungsunterlagen handelt. Bei personenbezogenen Dokumenten wie beispielsweise Patientendaten oder Kanzleiakten greift bereits Sicherheitsstufe 4.

Aktenvernichtung intern oder extern durchführen?

Die wichtigste Entscheidung, die ein Unternehmen bezüglich der Aktenvernichtung treffen muss, ist, ob diese selbst durchgeführt werden soll oder ob besser ein Dienstleistungsunternehmen eingeschaltet werden sollte. Für beide Varianten lassen sich Vor- aber auch Nachteile finden.

1. Aktenvernichtung selbst durchführen
   Gerade kleinere Unternehmen übernehmen das Akten vernichten meist selbst. Grundsätzlich ist das auch möglich. Man sollte lediglich darauf achten, dass man einen Aktenvernichter besorgt, welcher der benötigten Sicherheitsstufe entspricht. Die handelsüblichen Schreddergeräte sind meist nur auf die Sicherheitsstufe 1 oder 2 ausgelegt. Dies reicht jedoch nicht, sobald personenbezogene Akten im Spiel sind. Diese Geräte sind also vor allem für Ärzte oder Anwälte keine Option. Professionelle Aktenvernichter können jedoch bei verschiedenen Anbietern geliehen oder gekauft werden. Wichtig ist dabei, vorher festzulegen in welchem Umfang Daten im Unternehmen vernichtet werden müssen. Ist dies nur selten der Fall, reicht es auch aus, ein Gerät zu leihen.
   Auch wenn die eigene Aktenvernichtung im Zweifel günstiger ist, sind Sie hier ganz allein dafür zuständig zu garantieren, dass alle Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.

2. Dienstleister beauftragen
   Handelt es sich um besonders kritische Dokumente oder sind Sie sich nicht sicher, welcher Sicherheitsstufe Ihre Dokumente unterliegen, sollten Sie in Erwägung ziehen Ihre Akten durch einen Dienstleister vernichten zu lassen.
   Dieser sorgt für die Gewährleistung von Datenschutzrichtlinien und übernimmt teilweise auch eine beratende Tätigkeit.

Gerade bei großen Datenmengen birgt die Beauftragung Vorteile: Unternehmen müssen nicht selbst Investitionen in kostenintensive Aktenvernichter tätigen und können sich durch die zusätzlichen Services und Beratungen wieder auf Ihre eigenen Aufgaben konzentrieren.

Außerdem können Aktenvernichtungs-Dienstleister ganze Akten auf einmal vernichten.

Der Ablauf beim Akten vernichten

Unternehmen, die sich vorher noch nicht mit dem Thema der Aktenvernichtung auseinandergesetzt haben, sind zu Beginn oft überfordert. Sie auch? Befolgen Sie den folgenden Ablauf und Ihre Aktenvernichtung wird zum Kinderspiel.

Bevor Sie sich entscheiden, ob Sie die Akten selbst vernichten oder in fremde Hände geben, sollten Sie folgende Schritte beachten.

1. Ermittlung der schutzbedürftigen Daten

2. Ermittlung der nötigen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist und Festlegen des Aktenvernichtungstermins

3. Ermittlung der jeweiligen Sicherheitsstufe

4. Sammlung der zu vernichtenden Dokumente

Der weitere Ablauf ist abhängig davon, ob Sie die Aktenvernichtung auslagern oder selbst durchführen wollen.

Bei der eigenen Durchführung ergeben sich folgende Schritte:

1. Bestimmung von Zuständigkeiten, Prozessen für die Aufbewahrung, Weitergabe und Vernichtung der Dokumente

2. Durchführung der Aktenvernichtung

3. Protokollierung der Dokumentenvernichtung

4. Regelmäßige Kontrolle der Abläufe

Bei der Aktenvernichtung durch einen Dienstleister sollten Sie hingegen folgendes beachten:

1. Auswahl des Dienstleisters unter Beachtung von Art. 28 DSGVO

2. Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

3. Hinreichende Garantien des Auftragsverarbeiters

4. Verpflichtung des Auftragsverarbeiters und seiner Mitarbeiter auf das Datengeheimnis

5. Prüfung der korrekten Auftragsdurchführung

6. Regelmäßig weitere Kontrollen

Aktenvernichtung – Datenschutz einhalten ist unverzichtbar

Auch wenn man sich oft nur wenig Gedanken über die Aktenvernichtung und den Datenschutz der archivierten Dokumente macht, ist eine Beachtung der oben aufgelisteten Schutzmaßnahmen dringend nötig. Denn seit der Aktualisierung der Datenschutzgrundverordnung im Mai 2018 werden verschärfte Kontrollen durchgeführt und wer Dokumente nicht ausreichend schützt, auf den warten hohe Bußgelder.

Es kann sich also durchaus lohnen einen Datenschutzbeauftragten im Unternehmen zu benennen, der sich auch um die Aktenvernichtung kümmert. Bei Betrieben mit weniger als 10 Mitarbeitern, die nicht zwingend einen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen, sollten sich vor der Entscheidung der Art der Aktenvernichtung eine Beratung einholen, um mögliche Fehler und Bußgelder zu vermeiden.

Wer beim Akten vernichten Zeit und Geld sparen will, kann seine Dokumente einfach über BOXIE24 vernichten lassen.

• Alles aus einer Hand: Wenn Sie bereits Ihr Archiv bei uns eingelagert haben, brauchen Sie nichts weiter tun. Lassen Sie uns nach Ablauf Ihrer Aufbewahrungsfristen einfach eine Anfrage zu kommen und lehnen sie sich zurück. Wir übernehmen die Suche nach einem Dienstleister und lassen Ihre Dokumente gemäß ihrer Sicherheitsstufe vernichten.

• Sicher: Ihr Dokumente sind bei uns zu jeder Zeit sicher eingelagert und werde auch bis zur endgültigen Vernichtung nicht in fremde Hände gegeben.

• Zeit- und Geldsparend: Sie benötigen keinen zusätzlichen Transport und müssen sich um nichts weiter kümmern. Sparen Sie sich die Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben!

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