Aufbewahrungsfristen von Dokumenten

In einem Unternehmen fällt unweigerlich eine Menge Papierkram an. Was davon ist jedoch relevant? Was muss aufgehoben werden und vor allem wie lange?

Wir wollen Licht ins Dunkel bringen und den Archivdschungel für Sie durchleuchten. Außerdem geben wir Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie Ihr Archiv auslagern können.

Wer ist überhaupt zur Aufbewahrung von Akten verpflichtet?

Grundsätzlich ist jeder Gewerbetreibende, der nach Abgabenordnung (§AO) oder Handelsgesetzbuch (HGB) der Buchführungspflicht unterliegt, weil er entweder als Kaufmann gilt oder Gewinne über der gesetzlich festgelegten Grenze erwirtschaftet, zur Aktenarchivierung verpflichtet.

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Welche Dokumente müssen archiviert werden?

Grundsätzlich müssen sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufbewahrt werden, die einen Einfluss auf die Besteuerung des Unternehmens haben. Das bedeutet häufig viel Arbeit beim Akten archivieren.

Je nachdem ob das Unternehmen aus steuerrechtlichen oder handelsrechtlichen Gründen zu einer Buchführung und damit zu einer Archivierung von Akten verpflichtet ist, ergeben sich Unterschiede in Form von Aufbewahrungsfristen.

Unternehmen, die aus steuerrechtlichen Gründen verpflichtet sind Bücher zu führen, müssen laut §147 Abs. 1 AO folgende Akten aufbewahren:

• Bücher und Aufzeichnungen

• Inventare

• Jahresabschlüsse

• Bilanzen

• Gewinn- und Verlustrechnungen

• Lageberichte

• Eröffnungsbilanz

• Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis erforderlich sind

• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe

• Wiedergabe von abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen

• Rechnungen sowie Buchungsbelege

• Sonstige für die Besteuerung wichtige Unterlagen

Auch wer nach §1 des Handelsgesetzbuchs als Kaufmann gilt und dementsprechend zur Buchführung verpflichtet ist hat bestimmte Aufbewahrungsfristen zu beachten und kommt um die Aufbewahrung folgender Akten nicht herum:

• Handelsbücher

• Inventare

• Eröffnungsbilanzen

• Jahresabschlüsse

• Einzelabschlüsse

• Lageberichte

• Konzernabschlüsse

• Konzernlageberichte

• Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis erforderlich sind

• Empfangene Handelsbriefe

• Wiedergabe von abgesandten Handelsbriefen

• Buchungsbelege

Aufbewahrungsfristen: Welche Unterschiede gibt es?

Grundsätzlich werden bei der Aufbewahrung von Dokumenten zwei Aufbewahrungsfristen unterschieden, die sich jedoch nicht nach den verpflichtenden Gründen, sondern nach dem Dokument an sich richten.

Einige Dokumente können bereits nach sechs Jahren vernichtet werden, die Meisten müssen jedoch zehn Jahre im Aktenarchiv verbleiben.

Eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht für Akten gilt vor allem für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben von abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung wesentlich sind.

Laut §147 Abs. 3 AO unterliegen alle anderen Unterlagen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Das gilt insbesondere für folgenden Akten:

• Bücher und Aufzeichnungen

• Jahresabschlüsse

• Inventare

• Lageberichte

• Eröffnungsbilanzen

• Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen

• Buchungsbelege

• Rechnungen

Die genannten Aufbewahrungsfristen beginnen immer am Ende eines Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind. Das bedeutet, erhalten Sie am 15.04.2019 einen Geschäftsbrief, der den Fristen unterliegt, beginnt diese am 31.12.2019 und Sie müssen den Brief gemäß der Aufbewahrungsfrist bis zum 31.12.2025 aufbewahren.

Für Geschäftsbücher, Inventare und Bilanzen gilt dies ebenfalls: Deren Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Jahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde.

Was müssen Unternehmen bei der Aktenlagerung beachten?

Alle Dokumente müssen so aufbewahrt bleiben, dass sie während der Aufbewahrungsfristen lesbar bleiben. Einige Dokumente sind allerdings zwingend als Originale aufzubewahren.

Das gilt vor allem für Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanzen. Rechnungen und Handels- beziehungsweise Geschäftsbriefe, können auch als sogenannte bildliche Wiedergabe aufbewahrt werden. Hierbei handelt es sich um Kopien, die bildlich mit dem Original übereinstimmen.

Bei elektronisch übermittelten Rechnungen, muss allerdings die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden. Unternehmen müssen den Zusammenhang zwischen Rechnung und Leistung herstellen können. Alle weiteren aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen lediglich inhaltlich übereinstimmend aufbewahrt werden.

Originär digitale Akten müssen außerdem so aufbewahrt werden, dass eine maschinelle Auswertung möglich ist: Das bedeutet, dass ein Ausdruck von elektronisch übermittelten Rechnungen nicht ausreicht.

Eventuelle weitere Bestimmungen und Veränderungen der Aufbewahrungsfristen laut der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des Bundesministeriums für Finanzen müssen beachtet werden.

Aktenarchiv: Welche Möglichkeiten gibt es?

Die Menge der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen kann je nach Unternehmensgröße rasant anwachsen und die internen Lagerkapazitäten schnell überschreiten. Deshalb suchen viele Unternehmen für ihr Aktenarchiv nach Alternativen.

Dabei gilt es jedoch zu beachten, dass der Gesetzgeber in Deutschland fordert, dass die archivierten Dokumente in angemessener Zeit vorlegbar sind. Dies schränkt die Wahl der möglichen Lagerorte auf vier grundsätzliche Möglichkeiten ein.

1. Eigene Räume anmieten
   Um das Archiv außerhalb der Unternehmensräume unterzubringen, mieten viele Betriebe eigene Räumlichkeiten für Archive an. Meist handelt es sich dabei um Kellerräume.
   Das hat zwar den Vorteil, dass die Mitarbeiter jederzeit Zugang zu den Dokumenten haben, bietet aber auch viele Nachteile. So ist zum Beispiel das Klima in Kellern häufig nicht optimal um dort Dokumente bis zu zehn Jahre aufzubewahren. Außerdem fordert diese Art der Aufbewahrung viel Zeit und Wissen der Mitarbeiter: Denn die ganze Archivverwaltung muss vom Unternehmen selbst gestemmt werden.

2. Self Storage mit dem innovativen Modell von BOXIE24
   Eine vierte und wohl einfachste Alternative ist die Archivlagerung bei BOXIE24. Denn hier haben Sie alle Vorteile an einem Ort: Ihre Dokumente werden sicher gelagert bis die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Außerdem erhalten Sie für die Einlagerung die modernen und umweltschonenden BOXIE24-Kisten gratis dazu.
   Zusätzlich dazu trägt ein Archivlager durch unser innovatives Modell dazu bei, Ihnen Arbeit abzunehmen anstatt Sie noch zu vergrößern. Bei uns müssen Sie sich weder um den Transport zum Lager kümmern, noch sich Gedanken über die Archivverwaltung machen.
   Nur BOXIE24 bietet das Komplettpaket: Wir liefern Ihnen die Archivboxen und übernehmen den Transport zum Lager. Sollten Sie außerdem mal etwas benötigen, liefern wir es Ihnen innerhalb 24 Stunden wieder zurück. Damit werden Sie auch dem Anspruch des Gesetzgebers, die Akten innerhalb angemessener Zeit vorlegen zu können, mehr als gerecht.
   Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen Ihrer Dokumente bieten wir Ihnen außerdem die Möglichkeit, die Akten sicher für Sie zu vernichten.

3. Lagerbox bei einem herkömmlichen Self Storage Anbieter
   Die dritte Möglichkeit ist die Miete einer eigenen Lagerbox bei einem Self Storage Anbieter. Ähnlich wie bei der Anmietung von Kellerräumen, bietet diese Alternative den Vorteil, dass man jederzeit Zugang zu den Dokumenten besitzt und so der Forderung nach einer Vorlage von Akten innerhalb einer angemessenen Zeit nachkommen kann.
   Im Gegensatz zu der Anmietung von Kellerräumen bieten Lagerplätze außerdem den Vorteil, dass das Klima besser geeignet ist um über einen längeren Zeitraum Akten aufzubewahren.
   Jedoch muss auch hier die Verwaltung durch einen Mitarbeiter vorgenommen werden, der die entsprechenden Kenntnisse besitzt.

4. Auf Archive spezialisierte Anbieter beauftragen
   Eine weitere Möglichkeit ist es, einen Anbieter zu nutzen, der sich auf die Aufbewahrung von Akten spezialisiert hat und auch eine Archivverwaltung anbietet.
   Das hat den Vorteil, dass keine unternehmenseigenen Kapazitäten genutzt werden müssen, um das Archiv immer auf dem neuesten Stand zu halten. Im Gegensatz zu den anderen drei Möglichkeiten, ist diese aber mit Abstand die teuerste Variante und lohnt sich oft nur bei großen Konzernen mit entsprechend großen Archiven.

Ihre Vorteile bei der Aufbewahrung von Akten bei BOXIE24 auf einen Blick

BOXIE24 ist der einzige Anbieter in Deutschland, der Ihnen das Komplettpaket für Ihr Aktenarchiv anbietet:

• Sichere Einlagerung
  Alle unsere Lager sind 24h-kameraüberwacht. Durch unser modernes Konzept hat außerdem niemand außer unseren eigenen Mitarbeitern Zutritt zu Ihrer Lagermöglichkeit. So können wir auch die konsequente Einhaltung des Datenschutzes garantieren.

• Archivboxen
  Sie erhalten zu jeder Einlagerung unsere umweltfreundlichen, sicheren und abschließbaren BOXIE24-Kisten dazu. So müssen Sie sich keine Gedanken um die richtige Aufbewahrung Ihres Aktenarchives machen.

• Teilrücklieferungen
  Unsere Teilrücklieferungen innerhalb von 24 Stunden stellen die ständige Verfügbarkeit Ihrer Dokumente sicher.

• Aktenvernichtung
  Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen Ihrer Dokumente übernehmen wir auch die Vernichtung der Akten – und das sicher und absolut vertraulich.