Bewaartermijnen administratie

Als onderneming zijn er tal van regels waar u aan moet voldoen. En dat is lang niet altijd even makkelijk. Sterker nog, soms is het een flinke uitdaging om de regels met elkaar te laten rijmen. Zeker wanneer het gaat om de bewaartermijnen voor administratie. Er zijn verschillende richtlijnen, en de regelgeving rond de bewaartermijnen van de administratie zijn daarnaast ook nog eens veranderlijk.

Waar moet u op letten, welke regels gelden voor u en hoe kunt u de opslag van uw administratie makkelijker maken, wanneer het gaat om grote hoeveelheden die niet uitsluitend digitaal opgeslagen mogen worden?

Wat zijn de wettelijke bewaartermijnen voor administratie

De standaardregel is dat u als ondernemer de administratie minimaal 7 jaar moet bewaren. Helaas is dat niet het hele verhaal rond de bewaartermijnen voor administratie. Er zijn namelijk uiteenlopende uitzonderingen. Zo moet de administratie rond onroerende goederen 10 jaar bewaard blijven. Dit heeft te maken met de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.

Levert u radio- en televisieomroepdiensten, elektronische diensten of telecommunicatiediensten, dan moet de administratie ook 10 jaar bewaard blijven in plaats van 7 jaar. U zit dan dus drie jaar langer aan uw mappen, papieren, bonnetjes en facturen vast.

Geldt de 7 jaar bewaartermijn voor administratie in alle andere gevallen? Nee, want ook hier zijn tegenwoordig uitzonderingen op. De Belastingdienst wil het namelijk makkelijker maken voor ondernemers en daarom zijn de regels versoepeld. Dit geldt voor alle regels met uitzondering van de eerdergenoemde administratie waarvoor een bewaartermijn van 10 jaar staat.

U kunt met de Belastingdienst afzonderlijke afspraken maken over de bewaartermijnen voor de overige administratie. Zo kunt u ervoor kiezen om de gegevens digitaal te bewaren of voorstellen doen op detailniveau (bepaalde gegevens minder lang bewaard hoeven te blijven).

Kan ik direct zelf afspraken maken over de bewaartermijnen voor administratie?

Ja, maar hier moeten we een aantal kanttekeningen bij maken. Allereerst gelden de afspraken pas wanneer de Belastingdienst akkoord gegeven heeft en dit schriftelijk vastgelegd is. Ook gelden de afspraken uitsluitend tussen uw onderneming en de Belastingdienst. De afspraken gelden dus niet tussen u en andere bedrijven of u en andere overheidsinstellingen. Vereist een andere instelling bewaartermijnen voor uw administratie langer dan de afgesproken periode met de Belastingdienst? Dan zit u alsnog aan de langere periode vast.

Conversie en de bewaartermijnen voor administratie

Er zijn nog meer uitzonderingen. In bepaalde gevallen kunt u er namelijk ook voor kiezen om conversie toe te passen. In dat geval worden de gegevens overgezet naar een programma, bestand of andere ‘gegevensdrager’. Hierbij geldt wel dat alles overgezet moet worden, de inhoud gelijk moet blijven en ook moet u ervoor kunnen zorgen dat de gegevens binnen een redelijke tijd ter inzage overgedragen kunnen worden aan de Belastingdienst.

Is het de moeite waard?

Het maken van afzonderlijke afspraken met de Belastingdienst kan een uitdaging zijn. Zeker wanneer u te maken heeft met tal van instanties die allemaal een eigen bewaartermijn voor de administratie hanteren. In dat geval is het lastiger om de regels te buigen.

Maar wat zijn uw opties dan? Wanneer u een groter bedrijf heeft, betekent dit vaak dat u bijzonder veel papieren heeft. Die papieren moeten op de juiste manier opgeslagen worden. Niet in de dure kantoorruimte, want die wilt u graag beter inzetten dan voor de opslag van tal van dozen of archiefkasten.

Een goedkope kelder of opslagruimte lijkt een prima oplossing wanneer u de ruimte op kantoor beter in wilt kunnen zetten. Maar in die omgevingen is vaak geen gecontroleerd klimaat. Dat betekent dat de papieren vochtig kunnen worden. Wanneer dit gebeurt, kunnen de cijfers en letters niet meer gelezen worden, wat de papieren onbruikbaar maakt.

Daar komt nog eens bij dat u graag wilt voldoen aan de bewaartermijn voor administratie om problemen te voorkomen. Het stallen van uw gegevens in verschillende kelders en op uiteenlopende opslaglocaties draagt hier niet bepaald aan bij. Zeker niet wanneer u het overzicht verliest of wanneer een gedeelte van de administratie bijvoorbeeld gestolen wordt. Staat daar ook nog eens gevoelige informatie in, dan wordt het helemaal een pijnlijke zaak.

Hoe kunt u makkelijk voldoen aan de bewaartermijnen voor administratie?

Wanneer u veel archiefmateriaal moet bewaren, of ervoor kiest om het te bewaren om problemen te voorkomen, dan betekent dat een uitdaging. Tenzij u natuurlijk kiest voor Boxie24. Wij zijn namelijk experts op het gebied van archiefopslag waarmee we tal van bedrijven door heel Nederland helpen met het voldoen aan de bewaartermijn voor administratie. Het gaat hierbij om externe opslag op een van onze locaties.

Wij verzorgen daarbij niet alleen de opslag van het archiefmateriaal, we nemen ook het beheer voor onze rekening. Moeten bepaalde stukken vernietigd worden, bijvoorbeeld omdat de bewaartermijn verstreken is en u ruimte wilt maken voor nieuw materiaal? Dan doen we dat ook graag voor u op een gecertificeerde manier.

Boxie24 is daarbij altijd zo flexibel als dat u wenst. Dat gaat zo ver dat u bij ons zelf aangeeft wat u nodig heeft of graag wilt voor uw bedrijf en wij zorgen ervoor dat er een passend voorstel op maat samengesteld wordt. Wij weten dat elk bedrijf uniek is en dat iedere ondernemer eigen wensen heeft. Met diensten die altijd aangepast zijn aan uw wensen en behoeften, weten we zeker dat we elk bedrijf op de juiste manier kunnen helpen.

Wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen op het gebied van de opslag van archieven om zo te voldoen aan de bewaartermijnen voor administratie? Neem dan vooral eens contact met ons op zodat we samen kunnen kijken naar uw behoefte en de manier waarop wij passende diensten samen te kunnen stellen. Dat doen we altijd tegen de laagste prijs; het is immers wel de bedoeling dat de opslag van uw papieren zo goedkoop mogelijk geregeld kan worden, waarbij u er vooral geen enkel omkijken naar heeft.

Problemen met het voldoen aan de bewaartermijn voor administratie omdat het u aan ruimte ontbreekt of omdat u niet genoeg mensen heeft om het beheer in goede banen te leiden? Dan schakelt u ons gewoon in.

Hoe zit het met de bewaartermijn voor particulieren?

Voor particulieren geldt geen bewaarplicht voor de administratie. Dat klinkt heerlijk, er zit echter wel een dikke ‘maar’ achter. De Belastingdienst mag namelijk tot vijf jaar belastingen naheffen. Daarom wordt sterk aangeraden om tóch de belangrijke papieren te bewaren, want de bewijsplicht ligt bij u wanneer u het niet eens bent met de beslissing rond de naheffing.

Aangezien het bij particulieren vaak gaat om minder papieren, is het archiveren in mappen vaak een prima optie. Deze kunt u bijvoorbeeld onder in een staande kledingkast leggen of in een lade van uw bureau. Schrijf op de rug van de map welk jaar of welke jaren u in de map gestopt heeft; dit maakt het aanzienlijk makkelijker om binnen korte tijd de juiste gegevens te vinden. Archiveert u verschillende inkomsten en uitgaven in eenzelfde map? Dan kan het verstandig zijn om tabbladen te gebruiken om het gebruiksgemak aanzienlijk te verhogen. Niet alleen tijdens het terugzoeken, maar ook tijdens het samenstellen van uw eigen archief.

Gelden de bewaartermijnen administratie voor alle bedrijven?

Alle bedrijven die in Nederland ingeschreven zijn, moeten zich houden aan de regels die door de Nederlandse wetgever opgezet zijn. Tenzij daar nadrukkelijke en schriftelijke afspraken over gemaakt zijn natuurlijk. Weet u niet zeker of u aan de bewaartermijnen voor administratie moet voldoen en is uw bedrijf ingeschreven in Nederland? Dan is de kans maximaal dat de bewaarplicht inderdaad gewoon voor u geldt.

Wat kunt u verwachten van Boxie24 wanneer u kiest voor archiefopslag?

Moet u voldoen aan de bewaartermijnen voor administratie en wilt u dit zo makkelijk mogelijk geregeld hebben, zonder dat hier onnodig hoge kosten bij komen kijken? Dan bent u bij ons aan het juiste adres. Wij zijn namelijk een van grootste namen in Nederland op het gebied van archiefopslag. Wij regelen, indien gewenst, alles van A tot Z om u al het werk en de zorgen uit handen te nemen.

Waar kunt u zoal op rekenen wanneer u gebruikmaakt van onze service om te voldoen aan de bewaartermijnen voor uw administratie? Allereerst een gereguleerde omgeving, zodat weersinvloeden en vocht geen enkele kans hebben om schade toe te brengen aan uw papieren en mappen. Daarnaast zijn onze opslaglocaties beveiligd, wat technisch gezien betekent dat alle mappen altijd veilig opgeslagen zijn. Geen risico op schade door brand of storm, geen waterschade en geen inbraakrisico dus.

Maar wat als u nou ineens zelf bij een bepaalde map moet of gegevens in wilt of moet zien? Geen enkel probleem. Wij hebben namelijk een inzageservice, zodat u altijd binnen korte tijd de informatie in kunt zien die u nodig heeft. Aangezien wij daarnaast ook nog het beheer van uw administratieopslag van u overnemen, betekent dit dat we alles voor u regelen, zodat u nergens omkijken naar heeft.

Dat is niet alles, want onze service gaat nog veel verder. Zo kunt u als onze klant altijd gebruikmaken van onze handige opbergboxen. Deze zijn uiteraard milieuvriendelijk en gemakkelijk te gebruiken. Wij leveren de boxen bij u op kantoor, u legt de administratie in de boxen en wij komen de volle dozen ophalen wanneer u klaar bent. Ons advies: label de opbergboxen zodat u altijd weet welke papieren u in welke box terug kunt vinden. Ook wanneer u nu nog weinig administratie heeft; wanneer het steeds meer wordt, is het handig om al vanaf de eerste dag een overzicht gemaakt te hebben namelijk!

Het ophalen van de boxen is volledig gratis. Ook bieden we deelleveringen aan wanneer u tussentijds de gegevens nog eens in moet kunnen zien. Zo ziet u; Boxie24 is niet alleen ontzettend goedkoop, we denken ook aan de behoeftes die u heeft als ondernemer. Dat is namelijk minstens zo belangrijk. Wanneer u kiest voor archiefopslag, dan mag dat gerust iets meer zijn dan alleen te voldoen aan de wettelijke bewaartermijnen voor de opslag van administratie.

Voor kleine of voor grote bedrijven?

Heeft u een zeer kleine onderneming en moet u geringe administratie opslaan? Of bent u eigenaar van een zeer groot bedrijf met een omvangrijke administratie? Dan kunt u wellicht het idee hebben dat u niet bij Boxie24 terecht kunt. Wie slaat nou een zeer geringe administratie op en wie heeft ruimte voor tal van pallets met archieven?

Nou, wij dus. Wij bieden altijd een oplossing op maat voor de bedrijven die hun administratie elders onder willen of moeten brengen. Als kleinere ondernemer kiest u bijvoorbeeld voor archiefopslag per vierkante meter. Die ruimte deelt u zelf in en de ruimte kan uitgebreid worden wanneer het nodig is. Als grote onderneming kunt u complete pallets met administratie op laten slaan bij ons tegen aantrekkelijke prijzen.

Uiteraard zijn er nog veel meer opties. Zo kunt u het archief bij ons onderbrengen, maar in eigen beheer houden. Dat betekent dat alleen uw medewerkers toegang hebben tot uw stukken. Kiest u voor beheer door ons, dan mogen onze gescreende medewerkers ook bij uw gegevens komen. Dat kan praktischer zijn, omdat u dan altijd bepaalde gegevens op kunt vragen.

U kunt de stukken vervolgens fysiek aanvragen, op locatie inzien of digitaal op laten sturen op een veilige en betrouwbare manier. Zo hoeft u zelf nergens heen en heeft u toch direct de informatie die u nodig heeft. Daarnaast kunt er zelfs voor kiezen om uw archief te laten digitaliseren. Dit kan ook gevolgen hebben voor de bewaartermijn van uw administratie; dit is afhankelijk van de aard van de stukken die u laat digitaliseren uiteraard.

Bewaartermijn administratie? Geen enkel probleem met Boxie24

Zit u vast aan de bewaartermijnen voor administratie, maar wilt u geen ruimte verliezen door mappen en dozen die uiteindelijk alleen maar in de weg staan? Of wilt u graag zeker zijn dat uw documenten geen waterschade oplopen, of eventueel gestolen kunnen worden? Kies dan voor Boxie24, de goedkoopste opslagdienst in Nederland. Wij zorgen ervoor dat u altijd bij uw belangrijke stukken kunt, digitaliseren graag voor u en zijn zo flexibel als u ons nodig heeft.

Wilt u weten wat wij voor u kunnen doen? Neem dan vandaag nog contact met ons op of vraag direct een vrijblijvende offerte op maat aan via de website!